Dlaczego ten temat jest poruszany? Tylko dlatego, że raz po raz słyszę te same (lub podobne) stwierdzenia, takie jak:
- Analitycy Biznesowi są tylko Notatnikami w zbieraniu wymagań;
- Wymagania te są zbierane i wykorzystywane wyłącznie (prawie) do tworzenia oprogramowania;
- Źródłem informacji o wymaganiach są głównie interesariusze - tylko dlatego, że wiedzą wszystko (lub powinni mieć wszystkie odpowiedzi);
Nie jest to spowodowane moim wyjątkowym kręgiem współpracowników i klientów - nieporozumienia są powszechne między biznesmenami lub bardziej zaawansowanymi klientami, takimi jak profesjonaliści bankowi. Analiza biznesowa jest jedną z tych dyscyplin, o których wszyscy myślą, że ją rozumieją - dopóki nie będą musieli jej wykonać. Jak dobry detektyw, wykwalifikowany analityk biznesowy (BA) odkrywa ukryte problemy, interpretuje niejasne stwierdzenia i składa narrację, która prowadzi do mądrzejszych decyzji. Jednak pomimo swojego znaczenia, rola BA jest często źle rozumiana, niedoceniana lub wręcz mitologizowana. W tym artykule postaramy się obalić przynajmniej kilka z najbardziej uporczywych mitów dotyczących analizy biznesowej.
Mit nr 1. Analiza biznesowa to tylko zdrowy rozsądek.
Niektórzy twierdzą, że analiza biznesowa jest jedynie ćwiczeniem w stwierdzaniu oczywistości. Kto potrzebuje analityka, aby powiedzieć nam, że procesy powinny być zoptymalizowane, że klienci lubią prostotę lub że słaba komunikacja jest zła dla biznesu?
Rzeczywistość:
Gdyby analiza biznesowa była tylko zdrowym rozsądkiem, każda firma działałaby bez zarzutu. W rzeczywistości firmy są złożone, pełne konkurujących ze sobą priorytetów, martwych punktów i ukrytych nieefektywności. BA mają metodyczne podejście do odkrywania problemów, ustalania priorytetów rozwiązań i zapewniania, że decyzje są oparte na faktach, a nie na przeczuciach. Patrząc na proces biznesowy, BA widzi problem, którego nie widzi nikt inny. BA wnosi wartość dodaną do organizacji poprzez zacieśnianie procesów, eliminowanie marnotrawstwa, stosowanie podejścia lean, analizowanie problemu i proponowanie rozwiązań. Zdrowy rozsądek jest dobry, ale ustrukturyzowana analiza jest lepsza.
Mit nr 2. Analitycy biznesowi są tylko notatorami zbierającymi wymagania.
Niektórzy uważają, że praca analityka biznesowego polega po prostu na uczestniczeniu w spotkaniach, grzecznym przytakiwaniu i notowaniu wszystkiego, co zostało powiedziane, jak sumienny stenograf sądowy i potem gromadzeniu pism w jednym miejscu. Prawdziwa praca, jak zakładają, odbywa się gdzie indziej - przez „prawdziwych” decydentów.
Rzeczywistość:
Gdyby to tylko było takie proste. Słowo zbierającymi jest centrum nieporozumień. Analitycy biznesowi nie tylko dokumentują dyskusje, oni przekładają chaos na jasność. W procesie zbierania cennych informacji zadają właściwe pytania, kwestionują założenia i upewniają się, że każde wymaganie ma sens. Ich rola nie jest pasywna - jest śledcza, strategiczna, a czasami wręcz heroiczna. Scenariusz „Zbieranie” w ogóle nie obejmuje ANALIZY. Bez Analityków Biznesowych, projekty stają się spiralą rozrostu zakresu, błędnej komunikacji i możliwej do uniknięcia katastrofy. Analizowanie zebranych informacji, wymyślanie rozwiązań problemów biznesowych - to sedno pracy BA. BA nie powinni ZBIERAĆ wymagań, chcą (i muszą) analizować sytuację, analizować okoliczności, oceniać, co się wydarzy, obserwować proces, zadawać pytania, uzyskiwać odpowiednie bezstronne informacje i dopiero potem generować wymagania. Wymagania biznesowe nie istnieją, dopóki BA ich nie przeanalizuje.
Mit nr 3. Interesariusze biznesowi wiedzą lepiej, czego chcą.
BA są zbędnym, niepotrzebnym elementem w całej strukturze biznesowej. Wszystkie niezbędne informacje można łatwo zebrać od społeczności biznesowej i interesariuszy biznesowych, ponieważ znają oni wszystkie szczegóły i okoliczności działalności, którą prowadzą, zarządzają lub nadzorują.
Rzeczywistość:
Społeczność biznesowa (wszyscy ci ludzie w domenie problemu) - w rzeczywistości nie mają, nie chcą mieć ani nawet myśleć o tych wymaganiach jako:
- Pełna funkcjonalność do rozwiązania problemu;
- Aspekty niefunkcjonalne (opis jakości rozwiązania);
- Dokument pisemny.
Biznes nie ma wymagań formalnych i nigdy nie miał. Dopiero później pojawiła się koncepcja wymagań biznesowych, a jeszcze później koncepcja zbierania wymagań biznesowych. Ludzie biznesu nie chcą wymagań biznesowych, to czego chcą to:
Rozwiązanie ich Problemu.
Mogą chcieć (kilka przykładów):
- Zwiększyć sprzedaż;
- Zwiększyć penetrację do różnych rynków;
- Łatwiejszego i lepszego korzystania z ich strony internetowej;
- Być w stanie wykonywać swoje zobowiązania finansowe bez żadnych błędów;
- Aby wdrożyć rozwiązanie, które należy wybrać.
I to jest ich zakres pracy, nie wymagania biznesowe. W rzeczywistości - zadaniem BA jest pomóc im zdefiniować ich problem, a następnie opracować rozwiązanie, a już potem wdrożyć rozwiązanie, które wybrali.
Mit nr 4. Analitycy biznesowi pracują tylko nad projektami IT.
Wiele osób kojarzy analizę biznesową wyłącznie z projektami IT, takimi jak zbieranie wymagań dla nowego oprogramowania lub ulepszanie istniejących systemów.
Rzeczywistość:
Podczas gdy BA są często zaangażowani w inicjatywy IT, ich umiejętności wykraczają daleko poza technologię. Czy możesz sobie wyobrazić, że ostateczne rozwiązanie problemu, przed którym stoisz, nie ma nic wspólnego z IT? Jak wielokrotnie udowodniono, pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest poszukanie rozwiązania spoza IT, a następnie przyjrzenie się IT. Dlaczego? Ponieważ jeśli wyszedłeś z IT, będziesz szukał przede wszystkim rozwiązania IT. Teoria nieskończonego młotka mówi - jeśli masz tylko młotek, to wszystko wygląda jak gwóźdź. Mogą istnieć sytuacje, w których istnieje znacznie tańsze i mniej uciążliwe rozwiązanie. Przykładem może być przepisanie kilku opisów stanowisk, aby przekierować przepływ pracy i w ten sposób rozwiązać problem.
Jeśli problem biznesowy został określony jako problem z oprogramowaniem lub IT, w przeciwieństwie do zwykłego problemu biznesowego, zadaniem BA jest rozwiązanie problemu niezależnie od tego, czy jest to problem IT, czy nie. Patrzysz na niego najpierw jako na problem biznesowy, a następnie jako na potencjalne rozwiązanie IT, a nie jako na problem IT.
Kiedy naszym celem jest napisanie dokumentu wymagań, a nie rozwiązanie problemu biznesowego, skupiamy się na dokumencie, historyjce użytkownika (user story) lub rejestrze produktu (product backlog). Nie na rozwiązaniu. Wymagania są po prostu środkami rozwiązania.
Analitycy biznesowi pracują nad usprawnieniami procesów, rozwojem strategii, analizą rynku, a nawet restrukturyzacją firmy. Niezależnie od tego, czy chodzi o optymalizację łańcucha dostaw, przeprojektowanie podróży klienta, czy wprowadzenie nowego produktu, zastosowanie mają zasady analizy biznesowej. Wspólny wątek? Wnoszą one logikę i strukturę do procesu decyzyjnego, niezależnie od dziedziny.
Mit nr 5. Analiza biznesowa jest opcjonalna.
Niektóre firmy uważają, że analiza biznesowa jest raczej „miłym dodatkiem” niż koniecznością. Zakładają, że mając wystarczające doświadczenie i intuicję, decyzje mogą być podejmowane bez formalnej analizy.
Rzeczywistość:
Pomijanie analizy biznesowej jest jak budowanie domu bez planów - może stać przez jakiś czas, ale w pewnym momencie pojawią się pęknięcia. Organizacje, które zaniedbują właściwą analizę, często stają w obliczu utraconych możliwości, zmarnowanych zasobów i kosztownych przeróbek. Dobry BA nie spowalnia postępu; zapewnia, że postęp jest znaczący, zrównoważony i strategicznie dostosowany.
Mit nr 6. Analitycy biznesowi powinni mieć wszystkie odpowiedzi
Ludzie czasami oczekują, że analitycy biznesowi wejdą do pokoju i ze znanym uśmiechem natychmiast zdiagnozują każdy problem i zalecą rozwiązanie. Wyobrażają sobie BA jako wszechwiedzące wyrocznie biznesowe.
Rzeczywistość:
Analitycy biznesowi nie są wszechwiedzący i nie udają, że tacy są. Ich prawdziwa umiejętność polega na zadawaniu właściwych pytań i wydobywaniu wiedzy, która już istnieje w organizacji. Ułatwiają dyskusje, dostosowują interesariuszy i prowadzą zespoły w kierunku świadomych decyzji. Jeśli chcesz wróżbity, idź do medium; jeśli chcesz ustrukturyzowanego, opartego na danych podejścia do rozwiązywania problemów, porozmawiaj z BA.
Mit nr 7. Żyjemy w Gospodarce Aplikacji - więc wszystko, co musimy zrobić, to połączyć różne aplikacje.
Rozwiązaniem jest wygenerowanie wymagań rozszerzających historie użytkowników (user storie), elementy zaległości (backlog items) itp. Programiści są bardziej biegli w zadawaniu pytań i zrozumieniu biznesu, a biznes jest bardziej skłonny / wygodny do pracy z ludźmi technicznymi. Wygląda na to, że będzie wystarczająco dużo miejsca, aby umieścić tam kogoś takiego jak dobry komunikator.
Rzeczywistość:
Dobre rozwiązanie. Ale brakuje niektórych rzeczy:
- Kto patrzy na całość?
- Kto upewnia się, że główny / podstawowy problem został faktycznie rozwiązany?
W wielu przypadkach rozwiązanie, sam problem został zagubiony w tych dwutygodniowych przyrostach / iteracjach. Wszyscy skupiają się na tym, co ma być dostarczone w tej iteracji, w tym sprincie. I tak w kółko. Skupiamy się tak bardzo na dostarczonym produkcie, że nikt nie patrzy na szerszy obraz, gdy wszystkie te dwutygodniowe iteracje są połączone. Czy mamy ostateczne rozwiązanie naszego wielkiego problemu? Czy spadłoby ono prosto na kolana BA?
To właśnie BA musi zrobić - mieć bardziej strategiczne spojrzenie, bardziej systemowe podejście, bardziej krytyczne myślenie. Nikt nie pyta Product Ownera lub ludzi stojących za Product Ownerem - po co wam to? Dlaczego potrzebujesz tej konkretnej rzeczy, jaki jest problem, który ma to rozwiązać i czy może być lepszy sposób na rozwiązanie tego problemu? Nie można wyeliminować wszystkich tych pytań i to jest specjalność / praca BA.
Podsumowując: dlaczego analiza biznesowa zasługuje na większy szacunek?
Analiza biznesowa nie polega na wypełnianiu papierkowej roboty lub stwierdzaniu oczywistości - chodzi o zapewnienie jasności złożoności, dostosowanie interesariuszy i zapewnienie, że firmy podejmują świadome decyzje. Obalanie tych mitów to nie tylko przyznanie BA zasłużonego uznania; chodzi o uznanie istotnej roli, jaką odgrywają w zwiększaniu wydajności, konkurencyjności i sukcesu organizacji.
Więc następnym razem, gdy ktoś powie ci, że analiza biznesowa jest po prostu „zdrowym rozsądkiem” lub „opcjonalna”, uśmiechnij się i przekieruj go do tego artykułu. Lub na naszą stronę internetową „Analiza biznesowa”. Następnie obserwuj, jak ponownie się zastanawiają.